Procedura Avertizarilor de integritate
Procedura Whistleblowing reglementeaza modalitatile de primire, de examinare şi soluţionare a raportărilor, drepturile şi obligaţiile persoanelor care efectuează raportări sau divulgă public informaţii privind încălcări ale legii, măsurile de protecţie a acestora, drepturile persoanelor vizate precum si obligaţiile Romcarbon pe parcursul desfasurarii procedurii.
Situatii care fac obiectul notificarii
Niciun angajat sau colaborator nu ar trebui să accepte incalcari ale legii produse de superiorii, subordonații, colaboratorii sau partenerii de afaceri. Angajații și colaboratorii sunt solicitați să întreprindă demersuri de eliminare a situatiilor de incalcare a legii.
Fiecare angajat și colaborator este autorizat să facă raportari, inclusiv anonime, pentru incalcari ale legi observate sau suspectate.
Următoarele situații trebuie raportate:
- încălcări ale legii, in sensul Legii nr.361/2022 si ale procedurii;
- fapte care constau intr-o actiune sau inactiune care constituie nerespectari ale dispozitiilor legale, care privesc domenii cum ar fi:
- achiziţiile publice,
- serviciile, produsele şi pieţele financiare,
- prevenirea spălării banilor şi a finanţării terorismului,
- siguranţa şi conformitatea produselor,
- siguranţa transportului,
- protecţia mediului,
- protecţia radiologică şi siguranţa nucleară,
- siguranţa alimentelor şi a hranei pentru animale,
- sănătatea şi bunăstarea animalelor,
- sănătatea publică,
- protecţia consumatorilor,
- protecţia vieţii private şi a datelor cu caracter personal şi a securităţii reţelelor şi sistemelor informatice,
- încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, astfel cum sunt menţionate la art. 325 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene şi cum sunt detaliate în măsurile relevante ale Uniunii Europene;
- încălcări referitoare la piaţa internă, menţionate la art. 26 alin. (2) din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurenţă şi de ajutoare de stat, precum şi încălcări referitoare la piaţa internă în ceea ce priveşte actele care încalcă normele privind impozitarea societăţilor sau mecanismele al căror scop este obţinerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil în materie de impozitare a societăţilor.
Sunt luate in considerare inclusiv informatii cu privire la incercari de ascundere a acestor incalcari.
Lista precedentă nu reprezintă o enumerare limitativa a situațiilor ce pot fi subiectul raportarilor.
Avertizorii, inclusiv angajații societatii pot să raporteze alte situații, care în opinia lor, formata cu buna credinta, produc sau sunt susceptibile de a produce o incalcare a legii.
Va rugam sa notati ca reclamatiile privind calitatea produselor furnizate de ROMCARBON SA nu fac obiectul acestui mecanism de notificare.
Metode/canale de raportare
Raportarea poate fi facuta de avertizor in forma orală sau scrisă, anonimă sau declarandu-si identitatea si semnată / asumată, utilizand una dintre urmatoare metode:
- Prin raportare in interiorul ROMCARBON S.A.:
- Ofițerului de Integritate personal sau prin e-mail la următoarea adresă: raportari.integritate@romcarbon.com
- Prin trimiterea unei scrisori către / în atenția Ofițerului de Integritate la următoarea adresa: Romcarbon SA, Strada Transilvaniei nr 132, Buzău, Biroul de integritate.
- Prin canalul de comunicare externe ce garantează anonimitatea și confidențialitatea: accesand formularul de sesizari la adresa https://whistleblowing.romcarbon.com/ .
- Prin raportare in afara ROMCARBON S.A., in cazul in care nici unul dintre canalele de raportare interna nu este accesibil/functional, catre autorităţile şi instituţiile publice care, potrivit dispoziţiilor legale speciale, primesc şi soluţionează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competenţă, catre Agenţia Naţională de Integritate si/sau catre alte autorităţi şi instituţii publice cărora Agenţia le transmite raportările spre competentă soluţionare.
Pentru claritate si pentru eficienta procedurii, raportarea trebuie să conțină suficiente informații, capabile să răspundă cel putin la următoarele întrebări:
Unde? – numele societatii la care se referă raportarea. Dacă este posibil se vor oferi locații suplimentare ce au legătură cu suspiciunea rapotata ori incalcarea legii sesizata.
Cine?– orice data/informatie cunoscută de persoana ce face raportarea, care identifica persoana vizata de raportare sau care au legătură cu raportarea. Informațiile referitoare la facilitator/facilitatori ori alte persoanele care ar putea sustine/confirma cele raportate, care au fost martor/i la faptele ce fac obiectul raportarii sau care sunt/pot deveni persoane vatamate/afectatate de situația/incalcarea raportata.
Ce?– O descriere a evenimentului/incalcarii legii cu toate informațiile, documentele sau evidențele pe care se sprijina raportarea, dacă au legătură cu incalcarea legii produse/care urmeaza sa se produca.
Când? – data evenimentului și / sau perioada în care s-a desfășurat incalcarea legii sau orice alte date calendaristice relevante care pot facilita plasarea in timp cat mai precisa a momentului cand actul/faptul a avut/urmeaza sa aiba loc.
Cum? – Prin ce mijloace, unelte sau sisteme au fost savarsita incalcarea legii
De ce?– De ce, in convingerea avertizorului, a comis persoana vizata incalcarea legii și daca, respectiv de ce se consideră prejudiciat avertizorul si/sau Societatea si/sau persoana vatamata prin incalcarea legii.